Le liste

Il programma si apre presentando la Lista Record e visualizzando gli ultimi 10 record immessi nel database. Le informazioni presenti all'inizio della lista riportano nell'ordine: il nome del Database, il numero totale dei Record immessi, l'Username dell'utente, la sua Agenzia (opzionale), la Biblioteca di appartenenza, le opzioni di Accesso e il Livello dell'utente stesso. Altre informazioni saranno presenti se il programma è in modalità Lista Ricerca.

Sulla sinistra (area blu) si trovano le funzioni disponibili per la modalità corrente del programma e in fondo il bottone che rimanda all'inizio pagina. Se si è già effettuata almeno una ricerca il programma propone anche la Lista Ricerca (viene visualizzata l'ultima ricerca effettuata). A destra la prima barra di comandi permette di spostarsi in un determinato punto della lista e per determinare il numero massimo di record da visualizzare. La seconda barra permette di effettuare una ricerca sul database. Entrambe le barre sono contraddistinte dal colore arancione.

Utilizzando i bottoni (azzurri) disponibili all'inizio e alla fine di ogni lista è possibile spostarsi avanti o indietro nella lista stessa.

Nella Lista Record e nella Lista Ricerca ogni record è visualizzato in formato ISBD e, cliccando sul record stesso, con la descrizione estesa.

Nel database bibliografico i record collocati presentano anche la scritta: Vedi collocazioni. Cliccando su di essa è possibile visualizzare le collocazioni della biblioteca dell'utente, le collocazioni delle altre biblioteche e per i periodici anche la consistenza della biblioteca dell'utente e quella delle altre biblioteche.

La ricerca

Dalla barra dei comandi è possibile, selezionando l'azione Ricerca, effettuare ricerche sul database e formare così una Lista Ricerca.

Nella ricerca il programma accetta solo caratteri alfabetici, numeri e i caratteri ( ), =, $.

Tutti i caratteri alfabetici sono convertiti al loro corrispondente maiuscolo. I caratteri accentati vengono convertiti nel loro corrispondente maiuscolo.

Ogni spazio viene considerato un separatore di termini. Il carattere $ che viene utilizzato per troncare i termini immessi non può essere utilizzato per termini inferiori a tre caratteri.

Ogni termine deve essere preceduto da un prefisso di ricerca. Se non si introduce alcun prefisso il programma utilizza il prefisso generico KW=. Il programma memorizza l'ultimo prefisso introdotto e lo utilizza per tutti i termini seguenti che ne sono sprovvisti.

I prefissi di ricerca devono essere seguiti dal segno = e il termine deve seguire immediatamente il prefisso senza spazi intermedi.

I codici previsti per i prefissi di ricerca sono:

AU= Autore
TI= Titolo
PU= Pubblicazione
CO= Collana
SO= Soggetto
CD= Classificazione
DP= Data di pubblicazione
TT= Tipo di materiale
LL= Lingua
PP= Paese di pubblicazione
NS= Numeri standard
BB= Biblioteca
KW= Tutti i termini

Per il prefisso CD= viene accettato il carattere . (punto) e per il prefisso NS= viene accettato il carattere - (trattino).

Ogni termine deve essere separato dal termine seguente da un operatore booleano. Se tale operatore è assente il programma inserisce automaticamente l'operatore AND.

Questo è l'elenco degli operatori booleani utilizzabili

AND	compresenza
OR	oppure
NOT	non
ANDG	compresenza nel campo
ANDF	compresenza nel campo e stessa occorrenza
ADJ	adiacenza nel campo

Tutti gli operatori devono essere preceduti e seguiti da almeno uno spazio.

Il programma ripropone sempre all'utente tutte le modifiche che apporta alle espressioni di ricerca introdotte. L'ultima espressione viene sempre memorizzata e rimane attiva fino all'uscita dal programma.

Effettuare ricerche è molto semplice. Ecco cosa avviene se si immettono, ad esempio, le seguenti espressioni di ricerca:

ti=ricerca programma caratteri alfabetici numeri

il programma trasformerà l'espressione in: TI=RICERCA AND TI=PROGRAMMA AND TI=CARATTERI AND TI=ALFABETICI AND TI=NUMERI

AU=FABIO GUIDI

il programma trasformerà l'espressione in: AU=FABIO AND AU=GUIDI

ROSSI, ALDO

il programma provvederà ad eliminare la virgola e ad aggiungere il prefisso generico KW trasformando l'espressione in: KW=ROSSI AND KW=ALDO

Se si immettono sigle o nomi puntati il programma provvede a scioglierli.
Immettendo ad esempio F.I.A.T. il programma effettuerà la ricerca con l'espressione KW=F AND KW=I AND KW=A AND KW=T

Analogamente alla Lista record, anche nella Lista ricerca sono presenti le due barre di comandi che servono a posizionarsi sulla lista o ad effettuare una nuova ricerca. All'interno dell'apposito riquadro l'espressione di ricerca viene sempre riportata integralmente.

Accanto ad ogni record tra parentesi tonde si trovano tre numeri : il primo è il numero di serie della lista e inizia sempre da 1. Il secondo numero rappresenta il numero di serie della ricerca (il primo record ha sempre il numero di inizio della lista). Il terzo numero è il risultato totale della ricerca e rappresenta anche il numero massimo di record della lista.

E' possibile modificare l'inizio della lista di ricerca e il numero di elementi della lista stessa selezionando l'azione inizio lista. Sia l'inizio della lista che il numero di elementi sono sempre resettati rispettivamente a 1 e 10.

Immissione dei record

Prima di procedere all'immissione di un nuovo record occorre sempre effettuare una ricerca per verificare la sua presenza o meno nel database.

L'immissione di un nuovo record comporta dapprima la selezione della tipologia del record da immettere. In base a questa scelta il programma propone il record corrispondente alla tipologia prescelta e tutte le funzioni di controllo sul record sono attivate in base a questo parametro.

Ad ogni nuovo record vengono attribuiti automaticamente alcuni campi (area azzurra). Gli altri campi se hanno il nome di colore rosso devono essere compilati obbligatoriamente dall'utente. I campi ripetibili sono contraddistinti da una R sulla destra. Per introdurre un nuovo campo se ripetibile è sufficiente introdurre il carattere % nel campo stesso a dividere un'occorrenza dall'altra. Le occorrenze saranno visibili una volta che il record sarà registrato.

Es.: ITA%ENG per introdurre il codice ISO delle due lingue presenti nel documento da catalogare.

Nei campi che rappresentano aree ISBD si introduce la punteggiatura standard, negli altri campi si utilizza la punteggiatura normale.

In tutti i campi, se si vuole eliminare il controllo ISBD o eliminare dall'indicizzazione uno o più parti del campo, si deve racchiudere la parte interessata tra una coppia di parentesi uncinate <...>.

Ecco alcuni esempi:

<Il >Titolo della monografia

<numero del volume: Il >titolo del volume

Ogni record in immissione o modifica non può essere registrato a meno che non passi il controllo del programma.

Se si commettono più errori nell'immissione di un record, ne viene segnalato uno alla volta in sequenza, vale a dire che una volta corretto il primo viene segnalato il successivo e così via fino a che tutti gli errori sono stati corretti.

Al record in immissione viene sempre assegnato il livello dell'utente che lo ha creato.

Se per un qualsiasi motivo si vuole abbandonare l'immissione di un record, lo si può fare cliccando sulla Lista record posta nell'area blu a sinistra dello schermo.

Esplosione dei record

Dopo ogni registrazione il record viene visualizzato in formato esteso in blocchi di diversa colorazione. In particolare l'area ISBD è di colore azzurro/giallo ed è possibile così controllare se la punteggiatura immessa è stata interpretata correttamente.

Esiste poi un controllo in tempo reale che visualizza eventuali errori o incompletezze non rilevabili dal controllo dei campi. Ogni record che ha qualche problema viene marcato da particolari icone ciascuna con un diverso significato.

Per passare al formato ISBD del record esploso basta portarsi all'inizio pagina e cliccare sul record stesso.

Azioni sui record

In calce ad ogni record il programma assegna dei bottoni che rappresentano le azioni disponibili su quel record. Solo i bottoni visibili sono utilizzabili e la loro disponibilità dipende da vari fattori tra cui: il creatore del record, le autorizzazioni dell'utente, i legami del record, ecc.

I bottoni sono:

collocazione (per monografie e periodici)

modifica (per tutti i record)

legami (per tutti i record)

cancella (per tutti i record)

Cancellazione record

Un record può essere cancellato solo se è privo di legami o collocazione. Infatti per ogni database bibliografico o di Authority file è definibile una tabella di altri database nei quali verificare se il record ha almeno un legame o collocazione, e in caso di loro presenza non compare neppure il bottone di cancellazione in calce al record.

Modifica record

Cliccando sul bottone modifica viene ripresentata la schermata di immissione del record con tutti i dati inseriti e sui quali è possibile effettuare modifiche. Registrata la modifica vi è di nuovo l'esplosione del record onde poter controllare l'esattezza delle modifiche apportate.

Un utente può effettuare modifiche solo se il livello del record è uguale o inferiore al proprio. Il livello dell'utente viene riassegnato al record con la sola esclusione del livello 3 che lo lascia sempre inalterato.

Legami in generale

Ad ogni record viene assegnata una tipologia specifica. L'assegnazione avviene tramite un codice numerico di tre cifre visibile prima del record. Tale tipologia assegna poi al record una tabella di possibili legami. Questi, quindi, vengono definiti in relazione al tipo di record e se non assegnati ad esso non possono essere utilizzati.

I legami possono essere ripetibili oppure no e per ognuno di essi si possono definire alcuni campi la cui presenza li rende non utilizzabili. E' anche possibile definire alcuni campi che devono essere presenti se si vuole utilizzare il legame. Tutti questi meccanismi sono completamente automatici e i legami se non utilizzabili sono anche non disponibili.

I legami tra record all'interno dello stesso database sono aggiornati in tempo reale.

Legami tra record

Prima di effettuare un legame possibile tra due record è necessario che entrambi siano già stati immessi nel database.

Per effettuare il legame cliccare sul bottone legami posto in fondo al record. Nella schermata successiva scegliere il legame che si vuole effettuare, fare una ricerca per reperire il record da legare, cliccare sul record trovato ed automaticamente il legame è completato.

Facciamo un esempio: Il legame Fa parte di, se utilizzato una volta non compare più tra i legami possibili. Il legame Comprende, essendo invece ripetibile, può essere utilizzato più volte.

Per sciogliere un legame tra due record cliccare sul bottone legami. Nella schermata successiva cliccare sul record legato ed automaticamente il legame scompare.

Per uscire dalla schermata dei legami basta cliccare sulla Lista record posta nell'area blu a sinistra dello schermo.

Legami dei record con gli AF

Per legare un record ad un autore cliccare sul bottone legami posto in fondo al record. Nella schermata successiva scegliere il legame che si vuole effettuare, fare una ricerca per reperire l'autore da legare, cliccare sull'autore trovato ed automaticamente il legame è completato.

Se l'autore da legare al record non è presente nel database AF, passare in quest'ultimo e creare l'autore. Una volta creato riportarsi nel database bibliografico, rifare la ricerca, cliccare sull'autore creato ed automaticamente il legame è completato.

Per sciogliere il legame di un record con un autore cliccare sul bottone legami. Nella schermata successiva cliccare sull'autore legato ed automaticamente il legame scompare.

Nei legami di un record con autori non è possibile assegnare più di un legame di livello 1 (autore principale). I legami di livello 2 (coautori) compaiono solo se esiste già un legame di livello 1. I legami di livello 3 (autori secondari) sono invece sempre presenti e possono essere utilizzati più volte.

Per uscire dalla schermata dei legami basta cliccare sulla Lista record posta nell'area blu a sinistra dello schermo.

Legami nell'AF

Prima di legare un autore in forma accettata ad una variante non accetta occorre che entrambe le forme siano presenti nel database AF.

Per effettuare il legame tra due record autori cliccare sul bottone legami posto in fondo al record. Nella schermata successiva scegliere il legame desiderato, fare una ricerca per reperire l'autore da legare, cliccare sull'autore trovato ed automaticamente il legame è completato.

Per uscire dalla schermata dei legami basta cliccare sulla Lista record posta nell'area blu a sinistra dello schermo.

Se accanto ad un record di tipo AF compare una icona animata con una catena spezzata, significa che quel record non è mai stato utilizzato all'interno di alcun database. E solo in questo caso ne sarà possibile la cancellazione. Ne consegue che nel database AF, se si vuole, si possono creare record non necessariamente legati ad altri record dello stesso database AF o di altri database. Inoltre è possibile importare nel database AF qualsiasi Authority file già precostituito.